Son dönemlerin tartışılan konularından biri…
Soru şu;
İşveren, çalışanların kurumsal e-posta adreslerini hangi hallerde denetleyebilir?
Daha doğrusu işverenin böyle bir yetkisi var mıdır, yok mudur?
Anayasa Mahkemesinin 21 Ocak 2021 tarihli kararına göre, işverenin çalışanın kullanımına sunduğu iletişim araçlarının ve iletişim içeriklerinin incelenmesini haklı kılacak meşru gerekçeleri varsa…
Çalışanlar şeffaf bir biçimde önceden tam olarak bilgilendirilmişse…
İletişim araçlarının kullanımına ilişkin olarak öngörülen sınırlamalar işveren tarafından belirlenmişse…
Bu durumlarda işveren çalışanların kurumsal e posta adreslerini denetleyebilir.
Anayasa Mahkemesi vermiş olduğu kararda, “…özellikle işverenin kural olarak; İşlerin etkin bir şekilde yürütülmesi ve bilgi akışının kontrol edilmesi, işçinin eylemlerine bağlı cezai ve hukuki sorumluluğa karşı korunması, verimliliğinin ölçülmesi ve genel güvenlik endişeleri gibi sebeplerle işçiye sunduğu iletişim araçlarının denetlemesi ve kullanımına sınırlamalar getirilmesini makul ve meşru görmüş ancak işverenin bu yetkisinin işlerin yürütülmesi, işyeri düzeni ve güvenliğinin sağlanması ile sınırlı olması gerektiğini de özellikle vurgulanmıştır” (AYM.12.01.2021/2018/31036-RG.5/2/2021-31386)
Sözleşmenin tarafı olan işçinin sözleşmeye bağlılık ilkesi kapsamında bu hükme uygun hareket etmesi beklenmelidir.
İşverenin kurumsal e-postaları denetlemesindeki makul ve meşru amacı Anayasa Mahkemesi tarafından son yıllarda verdiği kararlarda açıkça ifade edilmektedir.
Nitekim, işlerin etkin bir şekilde yürütülmesi ve bilgi akışının kontrol edilmesi, işçinin eylemlerine bağlı cezai ve hukuki sorumluluğa karşı korunması, verimliliğinin ölçülmesi ve genel güvenlik endişeleri gibi sebepler bu kapsamda değerlendirilmektedir.
Bununla birlikle, işveren e–posta içeriğinin ve yazışmaların denetlenmesini gerekli gördüğünde, ulaşılacak sonuca başka yöntemlerle ulaşma imkanı olup olmadığını araştırılmalıdır.
Çalışanın iletişiminin içeriğine girilmesi yerine onun kişisel verilerine daha az müdahale eden yöntem ve tedbirlerin uygulanmasının mümkün olup olmadığı denetlenmelidir.
İşveren, iş sözleşmesinde, kurumsal e-postanın kullanımına dair sınırları, e-postanın kullanılma usulü ve denetleme yetkisini, işçinin işini yürütürken ve e-postayı kullanırken uyması gereken yükümlülükleri ve bu yükümlülüklere uymaması halinde, 4857 sayılı Kanun kapsamında hangi yaptırımlar uygulanacağı belirlemiş ve işçi de bunu imzalayarak rıza göstermişse, işverence çalışanların kurumsal e-posta adresleri denetlenebilir.
***
Akşam Gazetesi yazarı Tarkan Zengin, “İşveren çalışanların e-posta hesaplarını denetleyebilir mi?” başlıklı yazısında bu konuyu irdeledi. İşte o bilgilendirmeler;
“…Kurumsal e-posta hesapları, yalnızca bir iletişim aracı olmayıp, çalışanların mesleki ve kişisel ilişki ağını, çalışmasına dair tüm ayrıntıları ve yazışma içeriklerini barındıran zengin bir veri kaynağıdır. Bu nedenle işveren tarafından yapılacak denetim faaliyetleri, işverenin yönetim hakkı ile çalışanın Anayasal güvence altındaki özel hayatın gizliliği ve haberleşme hürriyeti arasındaki hassas dengenin gözetilmesini gerektiren önemli bir kişisel veri işleme faaliyetidir.
İlke Kararı kapsamında, kurumsal e-posta hesaplarının denetlenmesi, mesaj içeriklerine erişilmeksizin yalnızca trafik/log kayıtlarının işlenmesi durumunda dahi başlı başına bir kişisel veri işleme faaliyeti olarak kabul ediliyor. Bu doğrultuda yapılacak her türlü denetimin; KVKK'nın genel ilkelerine, işleme şartlarına, aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülüklerine eksiksiz şekilde tabi olma zorunluluğu öngörülüyor.
DENETİM HAKKINDA SINIR
İletişim araçlarının mülkiyetinin işverene ait olması veya işyerinde bulunması, işverene sınırsız ve mutlak bir denetim yetkisi vermez. Anayasa Mahkemesi ve Yargıtay kararlarında da vurgulandığı üzere, işverenin denetim yetkisi; çalışanın önceden açıkça bilgilendirilmesi, meşru amaç, amaçla sınırlılık, ölçülülük ve daha az müdahaleci yolların önceliği kriterlerine sıkı sıkıya bağlıdır.
İşveren, yönetim hakkı kapsamında işyeri iletişim araçlarının özel amaçlı kullanımına ilişkin kurallar, kısıtlamalar veya yasaklar getirebilir; ancak bu kuralların açık, anlaşılır ve çalışan tarafından bilinebilir olması şarttır. Özel kullanımın yasaklandığı durumlarda dahi sürekli ve aralıksız gözetim ölçülü kriterine uygun görülmüyor.
İşverenin sistem üzerinde teknik erişim imkânına sahip olması, çalışanın kişisel e-posta ve diğer iletişim kanallarındaki yazışmalarına serbestçe erişebileceği anlamına gelmiyor. Zira teknik imkânlar ile hukuki yetkinin birbirinden kesin olarak ayrılması gerekiyor…
E-POSTA NEDENİYLE İŞTEN ÇIKARMA
Kurumsal e-posta içeriğinin incelenmesi sonucunda iş akdi fesihlerinin yapıldığına dair örnekler var. Yargıtay yerleşik kararlarına göre kurumsal e-posta içeriğinin incelenmesi sonucunda gerçekleştirilen iş akdi fesihlerinin haklı nedenle olması için, işverenin önceden net bir bilgilendirme yapmasını ve feshin çalışma barışını bozan veya işyerinde huzursuzluğa yol açan somut bir nedene dayanması gerektiğini söylüyor.
İş sözleşmesinde veya şirket kurallarında kurumsal e-postaların denetlenebileceğine dair hükümler konabilir. Ancak içerik denetimi ancak somut bir şüphenin varlığı halinde, iddiayla sınırlı ve istisnai olarak yapılabilir.
Denetim neticesinde elde edilen verilere erişimin, yalnızca bu işle görevlendirilmiş, yetkileri tanımlanmış ve gizlilik yükümlülüğü altındaki sınırlı personelle kısıtlanması, erişim loglarının mutlaka tutulması gerekiyor.”
