"Yönetim ve zaman" ya da "zaman yönetimi" konumuza, kaldığımız yerden devam ediyoruz.
Üst yönetim ve şirket sahipleri zamanlarının çoğunu telefon görüşmeleri ve yazışmalarla geçirmekteler.
Acaba olan ve yapılan doğru mudur
Hayır!
Peki, olması ve yapılması gereken nedir
Burada sekreteryaya önemli görevler düşmektedir. Telefon bağlantılarını yetkili birimlere yönlendirmek onların görevidir. Her bağlantıyı genel müdüre aktaran sekreter, şirketin verimliliğini yarıya düşürür. Buradan da anlaşılacağı üzere zamanı yönetmek, kaliteli yönetim anlayışı, kurumsallaşma gibi kavramları başarmak isteyen firmalar bunu işini bilen, verilen her görevi en iyi şekilde başaracak, sizleri anlayabilecek ve yeri geldiğinde kararlar alabilecek yetkin çalışanlarla başarabilecektir.
Edindiğimiz tecrübelerden öğrendiğimiz ve tavsiye edeceğimiz şudur; Pareto analizini her işinizde uygulayın. Sorunları belirleyin, önem sırasına göre sıralandırın ve çözmeye en önemliden başlayın. Az önemlilerin çözümünü alt personele bırakırsanız, hem onların kendilerine olan güvenleri güçlenecek, hem de işletme içinde motivasyonları artacaktır.
Her işi kendiniz yapmaya çalışmayın, zaman en pahalı gerçektir.
Zamanı boşa harcamayın, çalıştığın ortamlarda bürokratik yapılanmayı en aza indirin.
Boşa kırtasiye işlemleri oluşturmayın. Fazla çalışarak zamanı iyi kullanamazsınız.
Fazla çalışmak sizi ailenizden, çevrenizden ve birçok olgudan geri bırakacaktır. Belki de sağlığınızdan olacaksınız.
Unutmayın; önemli olan fazla çalışmak değildir, zamanı verimli kullanmaktır.
*
Zamanı kullanmanın en önemli anahtarlarından biri de teknolojik altyapının yeterli olmasıdır.
Günümüz dünyası, yenilik yapamayan ve yeniliklere ayak uyduramayanların silineceği bir dünyadır. Bu yüzden teknolojiyi sonuna kadar kullanmak gerekir.
Teknoloji bize o kadar çok şeyi o kadar büyük bir hızla sunuyor ki, artık organizasyonlar yenilik birimi kurup yenileşme hareketinde bulunmak zorunda hissediyorlar kendilerini.
Örnek verirsek;
İşe giriş-çıkışın parmak izi okuyucuları ile yapılması denetimi azaltacak ve zaman kaybını önleyecektir.
İç iletişimde e-posta ortamı veya sesli mikrofon iletişimi maliyetleri düşüreceği gibi zamanı verimli kullanmaya vesile olacaktır.
Personelin yemek, ulaşım ve tuvalet ihtiyaçlarının kolay ulaşabilecek yerlerde olması da zaman kaybını azaltacaktır.
Ayrıca depo, arşiv gibi birimlerin kolay ulaşılabilen yerlerde olması ve bu birimlerin düzeni, aranılan ürünün ya da belgenin kolayca bulunabilmesi de zamanı etkin bir biçimde kullanmayı sağlayacaktır.
*
Yapılması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz;
Her işi planlayın ve plan yapmaktan korkmayın.
Her işi ya da birimi düzenleyin.
Her işi bir standarda bağlayın.
Yetkilendirmeden korkmayın, aksine teşvik edin.
Şirketinizdeki eğitimleri çok farklı konularda da olsa artırın. Bilgi verimi artırır.
Zamanım yok, zamanım yetmiyor gibi kavramları kullanmayın. Bu sizin yetersiz olduğunuz kanaatini uyandırır.
Gereksiz her türlü görüşmeden kaçının. Kim, hangi konuyu, kiminle görüşecek belirleyin.
İş hayatı her geçen gün gelişen rekabet ortamında daha da zorlaşıyor. Yeniliklere açık olun ve iş hayatınızı kendinize zor bir görev olarak yüklemeyin. Sosyal yaşamınızdan ödünler vermeyin ve akıl sağlığınızı koruyun. Para her şey değildir.
Sonuç olarak
; zamanınızı iyi değerlendirin ve verimli yönetin. Zaman sizi yönetmesin (veya esiri yapmasın), siz zamanı yönetin.
Vesselâm
