Neden Toplanırız?
Doğru yapıyı tasarlamak, amaca bağlıdır. Bu açıdan amacı aynı olan ekibi birbirine bağlamaya sebep olacak fırsat veya ihtiyaçları düşünmek önemlidir. Bir plan geliştirmek, bir sorunu çözmek, bir riski değerlendirmek veya ilişkileri derinleştirmek gibi unsurları amaca yönelik birlikteliklere vesile kılmak ise değerlidir. Bu değer, amaca katkıda bulunacak, kararlarda anahtar rolü olacak etkili kişileri davetle anlam kazanır. Bu anlam, katılımcıların en iyi çalışmalara katkıda bulunmalarına yardımcı olacak üsluba odaklanarak çaba üretir.
Hangi “Çaba” Olmalı?
Amaca yönelik düzenli toplantıların katma değer üretmesi için tüm katılımcıların çaba göstermesi gerekir. Bu nedenle amacına ulaşmak için ekibin birlikte yapması gereken “çekirdek iş” tanımlanmalıdır. Belirlenen strateji hakkında farklı bakış açılarını uzlaştırmanın yolu çekirdek işte buluşmaktır. Aksi takdirde yönetim ekibi stratejiyi görmezden gelebilir ve bu durumda üretilen araçlar anlamını yitirebilir.
Kurumların kendi gündemine sahip olması adına uzmanlar, toplantıları sağlam bir kap oluşturmak için bir araya gelen çeşitli bölümlere sahip bir "kano" olarak düşünmeyi tavsiye ediyorlar. Önce girdileri düşünerek, ön okumalar ve ilgili veriler ile toplantının gündem tonu belirlenmelidir. Bu içeriklerin toplantıdan önce katılımcılarla paylaşılmasıyla konuya renk katılmalıdır. Sonrasında planlanan etkinlik ve yapılacak faaliyetlerin çıktıları masaya yatırılmalıdır. Bu süreçte katkıları kabul etmek, sonraki adımları netleştirmek, sürekli iyileştirmek ve karşılıklı hesap verebilirlik alışkanlığı geliştirmek yeni etkiler oluşturacaktır.
Yetkiden Etkiye
Toplantıya başkanlık yapanın görevi; katılımcıları gerçekte başkalarının sahip olduğu bir karara değil, konuya dönük etki oluşturacak düşünmeye davet etmektir. Ekibin amaca ulaşmak için en iyi şekilde nasıl etkileşimde bulunabileceğini belirlemektir. Aksi takdirde katılımcılar, düşünmeksizin yetkilerine göre fikrini paylaşır, grup tartışmaları yaşanır ve beklenen çaba ortaya çıkmaz.
İnsanların motivasyonu, amaca doğru ilerlerken ivme yaşadıkça yükselir. Bu ivmeyi yaşatan toplantıları bilinçli bir şekilde tasarlayarak, katılımcıların toplantıları gelişmenin engeli değil aracı olarak görmesi sağlanmalıdır. Doğru insanlarla, doğru bilgilerle etkin bir şekilde yapılan her başlangıç, böylelikle “niyet sahibi dertli kişinin adım atmasını mekândan yola; kişiyi de yayadan yolcuya” dönüştürecektir.
