Belge yönetimi işletmelerin dokümanlarını etkili biçimde saklamasına, düzenlemesine ve gerektiğinde bulmasına olanak tanır. Böylece, risk yönetimine de katkıda bulunur. Belgelerinizi verimli bir şekilde yönetmenin anahtarı ise belge yönetim sistemlerini kullanmaktadır.
Belge yönetim sistemi manuel yapacağınız günlük işleri otomatize etmenizi sağlayan bir program veya uygulama olabilir. Ayrıca, bütün işletme ihtiyacınız için merkezi bir araç işlevi üstlenebilir. Zaman ve para tasarrufu yaptırabilir. Sizi fiziksel depolardan kurtarabilir.
Bu yazıda PDF Guru’nun araçlarıyla PDF üzerinde yapabileceklerinizi, bu platformla birlikte kullanabileceğiniz diğer araçları ve dijital dosya yönetiminin neden önemli olduğunu bulabilirsiniz.
PDF’lerle neler yapabilirsiniz?Herhangi bir dosyayı PDF yapma, dijitalleşme sürecinde şirketlere birçok fayda sağlayabilir.
Bu evrensel format, bütün cihazlarda aynı görünüme sahiptir. Alıcılar onu nerede açarsa açsın ilk hazırlandığı şekliyle görürler. Dosya boyutu da saklamaya ve paylaşmaya uygun ölçüdedir. Sosyal medya platformları haricinde hemen her mecrada ve programda kabul gören bir formattır. Şifreleme, parola ekleme, elektronik imza atma gibi özellikleri sayesinde güvenlik konusunda endişe etmenize gerek kalmaz.
Hemen her cihazda bir tür PDF okuyucu mevcuttur. Ama her cihazda (Mac’teki Önizleme gibi) bir PDF doldurma ve düzenleme programı bulunmayabilir. Bu durumda PDF Guru gibi çok yönlü ve online bir PDF platformunun araçlarından yararlanmanız iyi olacaktır.
Mevcut belgeleri PDF yap için temel olarak iki ihtimaliniz var:
●Fiziksel belgelerinizi tarayarak PDF oluştur: Bir tarayıcı kullanarak belgelerinizi dijital ortama aktarabilirsiniz. Sonrasında onları OCR bulunan bir PDF platformuna yükleyerek düzenlenebilir hale getirmeniz mümkün.
●Farklı formattaki dijital belgelerinizi PDF’e çevirme: Word gibi metin belgelerinde görünüm cihazlara göre değişiklik gösterebilir veya JPEG gibi görüntü belgelerinde düzenleme yapmak mümkün olmaz. PDF dönüştürücü araçlar tam bu işe yarar.
PDF’lerle nasıl çalışacağınızı bilmek, iş akışlarınızı kayda değer ölçüde akıcı hale getirebilir. Bu beceriyi şirketler için diğer dosya yönetim araçları ile birleştirerek süreci ileri bir noktaya taşımanız mümkün.
PDF Guru’da hangi PDF araçları var?
PDF’nin HTML’den sonraki en yaygın format olduğu düşünüldüğünde şirketlerin çalışanlarını etkili bir PDF platformuyla tanıştırmaları şarttır.
PDF’lerle yapılabilecek işlemlere hakim olduğunuzda dosyalarınızı dijital ortamda saklamanız, yönetmeniz ve paylaşmanız kolaylaşır.
Belgeleri cihazınıza indirdikten sonra unutsanız bile PDF Guru hesabınızdan onlara rahatlıkla erişebilirsiniz. Hesap kişiye özeldir ve dolayısıyla sizden başkası onlara erişemez.
Dosyalarınız işlenirken SSL şifreleme kullanılır. Dilerseniz daha fazla güvenlik için belgelerinize parola koruması ekleyebilirsiniz.
PDF üzerine yazı yazma, belgeye resim, not, yorum vb ekleme ve çok daha fazlasını tek bir platform çatısı altında halledebilirsiniz.
Hatta uzun PDF’leri özetleyerek sunumlarınızı daha hızlı hazırlamanız veya toplantılardan önce zaman kazanmanız da mümkün.
Buradaki araçlar şunlardır:
●PDF Düzenleme
●PDF Küçültme
●PDF Birleştirme
●PDF Ayırma
●PDF Döndürme
●PDF İmzalama
●PDF Oluşturma
●PDF Sıralama
●PDF Sayfa Silme
●PDF Özetleme
Ayrıca Word, JPEG ve daha birçok formatı PDF’ye, PDF’yi de diğer formatlara çevirmeniz mümkün. Geniş listede aradığınız dönüşüm ikilisini bulmanız oldukça olasıdır.
Şirketler için diğer dosya yönetim araçları
PDF Guru ile paralel olarak kullanarak iş akışınızı pürüzsüz hale getirebileceğiniz diğer dosya yönetim araçları arasında şunlar sayılabilir:
●Asana: Ekiplerin işlerini düzenlemesine, takip etmesine ve yönetmesine yardımcı olan bir web ve mobil “iş yönetim” platformudur.
●Jira: Atlassian tarafından geliştirilmiş, hata takibi, konu takibi ve çevik proje yönetimi sağlayan bir yazılımdır. Proje, zaman, gereklilikler, görev, hata, değişiklik, test, sürüm, sprint yönetimi için dünya çapında kullanılmaktadır.
●ClickUp: İş yeri verimliliğini ve iş birliğini geliştirmeye yönelik her şey dahil bir proje yönetme yazılımıdır. Platformun özellikleri arasında görevler, sohbet, beyaz tahtalar, tablolar ve doküman iş birliği yer alır.
●Trello: Atlassian tarafından geliştirilmiş, web tabanlı, kanban stili list yapma uygulamasıdır. Kullanıcılar farklı kolonları olan görev tahtaları yaratabilir ve aralarında görevleri hareket ettirebilirler.
●Miro: Uzaktan çalışan ekipleri, ekip iletişimini ve proje yönetimini düzenlemek için tasarlanmış bir dijital iş birliği platformudur.
●Hubspot: İçerik pazarlaması, satış ve müşteri hizmetleri için yazılım ürünleri içeren bir platformdur.
●Notion: Webde çalışan bir verimlilik ve not alma uygulamasıdır. Sadece online kullanılabilen uygulamanın hem ücretli hem ücretsiz abonelikleri mevcuttur.
●Figma: Arayüz tasarımı için çizim, prototip gibi araçlar sunan bir iş birliği web sitesi ve (macOS/Windows) uygulamasıdır. FigJam adlı beyaz tahta aracı da vardır. Yeni güncellemeyle birlikte grafik tasarım ve illüstrasyon için de kullanılabilecektir.
Doküman yönetimi neden önemlidir?Doküman yönetimi sağladığı şu avantajlardan dolayı oldukça önemlidir:
1. Üretkenlik ve verimlilik: Otomasyon, belge yönetim sistemlerinin manuel işleri azaltır. İş akışının pekiştirilmesi üretkenliği artırarak kullanıcıların belgelere ve iş birliği özelliklerine kolayca erişmelerini sağlar. Çalışanların işlerini hızla halletmelerine olanak tanır.
2. Versiyon kontrolü: Belge yönetim sistemi, bir projenin veya iş dokümanının nihai haliyle çalışmayı garanti eden versiyon kontrolü özellikleri sunabilir veya belgeleri hesabınıza kaydederek onları takip edebilmenizi sağlayabilir.
3. İş birliği araçları: Çoklu kullanıcı becerileri birkaç kişinin tek belgede çalışmasına fırsat verir. Kullanıcılar birlikte düzenleme yapabilir, yorum bırakabilir ve öneri sunabilir. Böylece, aynı belgenin farklı versiyonlarıyla çalışırken ortaya çıkabilecek karışıklık önlenebilir.
4. Belge güvenliği: Kaliteli platformlar, sadece izin verilen kullanıcıların hassas bilgiye erişmesine veya onu görüntülemesine izin verir. İzin seviyeleri, kimlik doğrulama gerekliliği ve şifreleme protokolleri gibi erişim kontrolleri sayesinde belgede izinsiz işlem yapılamaz.
5. Yasal uyumluluk: Düzenleyici kurumlarla çalışan birçok endüstri için belge koruma büyük önem taşır. Arşivleme özellikleri, denetim izleri ve endeksleme kapasiteleri şirketlerin denetimlere veya yasal süreçlere uyumluluk göstermesini sağlar.
6. Alan ve maliyet tasarrufu: Dijitalleşme ve saklama, organizasyonların belge salmamak için kullanmaları gereken değerli ofis alanını boşaltmalarına önayak olur. Fiziksel belgeler yerine dijital kopyalar baskıyla alakalı kağıt ve mürekkep gibi masrafları da azaltır.
Sonuç
PDF Guru’yu kullanarak bu evrensel formatla ilgili bütün işlemleri tek bir yerde halledebilirsiniz. Online araçlar internet olan her yerde, her zaman, her cihazda ve her işletim sisteminde çalışır. Oluşturduğunuz belgeler hesabınızda güvenle saklanır ve istediğiniz zaman erişilebilir. Böylelikle, uzaktan çalışma modelinde bile iş akışınızda hiçbir aksama yaşamazsınız.
Kaynak: pdfguru.com/tr
