Yönetim ve zaman - 1

Yaşadığımız çağda insanlar, özellikle yönetici konumunda olan insanlar, en çok zamansızlıktan veya zamanın yetmediğinden şikâyet ediyorlar.

Birçok şeyin zengini olduk ama aynı zamanda zaman fakiri olduk! Zaman iyi kullanılıp değerlendirilmediğinde alınması gereken verim alınamıyor, işler aksıyor veya yürümüyor.

İşletme sahipleri ve yöneticiler, konumları gereği zaman yönetiminin önemini çok iyi kavramış durumdalar. Yönetenler bunun farkında da, acaba yönetilenler ne durumda veya iki taraf yani yönetenler ve yönetilenler zamanı en verimli ve koordineli bir şekilde iyi kullanabiliyorlar mı

[Yazı genel hatlarıyla kafamda oluşmuş olmasına rağmen, bu yazıyı gündüz ve sabah yani öğleden önce yazmaya çalışıyorum (22.11.2006 Çarşamba). Normal günlük mesai akışı içinde planlaması önceden yapılmış günlük randevulu görüşmelerimizi yaparken, -elbette gelen telefon görüşmelerini yaparak- zamanı en iyi şekilde değerlendirerek aralarda bu yazıyı yazıyorum. Demek istediğim şu ki, bu yazıyı yazarken bile zamanı en iyi şekilde değerlendirme meselesini bizzat kendim de şu anda yaşıyorum.]

*

Bu kadarcık girizgâhtan sonra, gelelim asıl meselemize ve belki de makaleler dizisi hâline dönüşmesi muhtemel "yönetim ve zaman" ya da "zaman yönetimi" konumuza. Bu yazının yazılma vesilesi, Dünya gazetesi (21.11.2006) yorum-inceleme sayfasında yayımlanan "Zaman yönetimi" başlıklı yönetim danışmanı Fevzi Kostak ın yazısı oldu. İş arkadaşım yazıyı önce bana gösterdi. Diğer arkadaşım iş arasında yazıyı okurken, bazı bölümlerin altını çizdi. Bu vesileyle zaman zaman gündemimize gelen "yönetim ve zaman" ile ilgili notlarımıza tekrar tekrar baktık, aramızda kısa kısa değerlendirmeler yaptık.

Çağımızda, daha doğrusu son yıllarda, özellikle büyüyen firmalarda "zaman yönetimi" kavramı ön plana çıkmaktadır.

Zaman yönetimi eğitimi ile çalışanlara zamanı nasıl daha iyi kullanabileceklerini öğretmek başta işletme sahiplerine, işletme yöneticilerine ve yönetilenlere önemli katkılar sağlamaktadır.

Bu katkıları gören işletme sahipleri zaman yönetiminin önemini daha iyi kavrıyor ve sürekli eğitimlerle bu bilinci oluşturmaya çalışıyorlar.

Zaman kavramı herkes için aynı anlamı taşır.

Yıl 365 gün, hafta 7 gün, gün 24 saat, saat 60 dakika, dakika 60 saniye.

Dolayısıyla zamanı çoğaltmak, üretmek, depolamak, geri almak mümkün olmamaktadır. O halde önemli olan zamanı en iyi ve en verimli şekilde nasıl kullanırız, ona bakmalıyız.

*

İşletmelerde gördüğümüz en belirgin zaman kaybı, plansızlıktan kaynaklanmaktadır. Yapılacak işlerin, görüşmelerin, yazışmaların, toplantıların, denetimlerin ve yönetimlerin plansızca, belirsizlikler içinde yapılması zaman kaybının temelini oluşturmaktadır. Çözülmesi çok da zor olmayan plansızlık sorununu ortadan kaldırmak zor değildir. Büyük firmalarda işletme yöneticilerinin plan ve programını genelde asistanları yapmakta ve yönlendirmektedir. Diğer küçük ve orta ölçekli kuruluşlarda yöneticiler planlarını ve programlarını kendileri yapmak zorundadırlar.

Ülkemizde gözlemlediğimiz olay, yöneticilerin, yazmayı ve not almayı sevmedikleridir. Bu da unutmaya ve yoğun iş ortamında birçok şeyin gözden kaçırılmasına sebep olmaktadır. Özellikle yöneticilerin halının altına süpürdükleri sorunların tekrar karşılarına çıkmasıyla büyük zaman kayıpları oluştuğunu görüyoruz. Sorunları zamanında, etkili ve net bir biçimde çözemeyen, kendini sorunun çözümünde alacağı kararda yeterli görmeyen yöneticiler bu tür sorunları erteleyerek zamanlarının çoğunu boşa harcamaktadır. Yöneticiler için en önemli zaman kayıplarından biri de şirket sahiplerinin yetkilerini devretmek istememeleri nedeniyle oluşan zaman kaybıdır.

Yöneticiler her şeyi kontrol etmek ve her işi kendileri yapmak ister. Günümüzde bu tür istekler yerini iyi planlanmış görev tanımlarına, iş talimatlarına ve çalışanlara yetkilerin verilmesine bırakmıştır. Özellikle üst yönetim yetkilerinin bir kısmını alt personele dağıtmak zorundadır. Örneğin çalışanların yemekhanede hangi düzende oturacaklarının belirlenmesi şirket sahiplerinin ve üst yönetimin sorunu olmamalı. Bu tür işleri ya personel müdürüne ya da yemekhane görevlisine bırakabilmelidirler. Önemli olan işlerin bırakıldığı kişinin, işi yapabilecek kapasiteye sahip olmasıdır. Gelişen toplumlarda çalışanların talepleri her geçen gün artmaktadır. Üst yönetim, çalışanların istek ve taleplerine olumlu ya da olumsuz cevap verebilmelidir. "Meşgulüm, bitirmem gereken bir işim var, yapamam " gibi kavramları birçok şeyi göze alarak söyleyebilmelidirler.

İşletmelerde zaman yönetimi konusu ne zaman gündeme gelse, ilk akla gelen, her nedense masa düzeni oluyor. Halbuki bu denizde damladır. Masanızın düzenli olması zamanınızı iyi yöneteceğiniz anlamına gelmez, sadece bir nebze olsun size yardımcı olur.