Kamu kurumlarındaki resmî yazışmaların ve evrak süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Milli Eğitim Bakanlığı personeli tarafından da kullanılıyor. Sisteme erişimde kurum tarafından tanımlanan kullanıcı bilgileri, MEBBİS ve gerekli işlemlerde elektronik imza seçenekleri öne çıkıyor. İlk kez kullanacak personelin ise hesap bilgilerinin yanı sıra birim ve görev yetkilendirmelerini de kontrol etmesi gerekiyor.
EBYS nedir, ne işe yarar?
EBYS, Elektronik Belge Yönetim Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Kamu kurumlarında oluşturulan belgelerin elektronik ortamda hazırlanması, iletilmesi ve takip edilmesi amacıyla kullanılır.
Sistem sayesinde kurum içi ve kurumlar arası resmî yazışmalar dijital ortamda yürütülebilir. Evrakların ilgili personele gönderilmesi ve belge süreçlerinin takip edilmesi de EBYS üzerinden gerçekleştirilebilir.
Kurumlara göre kullanılan EBYS altyapısı ve giriş yöntemi değişiklik gösterebilir.
MEB EBYS giriş nasıl yapılır?
Milli Eğitim Bakanlığı bünyesinde çalışan personelin öncelikle kurum tarafından kullanılan MEB EBYS giriş ekranına erişmesi gerekiyor.
Giriş ekranında kullanıcıya sunulan kimlik doğrulama yöntemlerinden uygun olanı seçilerek oturum açılıyor. MEB personeli için MEBBİS/kurumsal kullanıcı bilgileri sisteme erişimde kullanılabiliyor.
Oturum açıldıktan sonra kullanıcının görev yaptığı birime göre tanımlanan belge ve yazışma ekranlarına erişim sağlanıyor.
EBYS'ye MEBBİS ile nasıl giriş yapılır?
MEB personelinin kullanabileceği yöntemlerden biri MEBBİS bilgileriyle giriş seçeneğidir.
Kullanıcı, MEB EBYS ekranını açtıktan sonra kendisine sunulan giriş yöntemleri arasından MEBBİS veya kurumsal kullanıcı seçeneğini kullanarak kimlik doğrulama işlemini tamamlayabilir.
Girişin ardından personelin yetkileri, görev yaptığı birim ve sistemde yapılan tanımlamalara göre ilgili ekranlar görüntülenir.
EBYS'ye e-imza ile nasıl giriş yapılır?
Elektronik imza kullanılması gereken işlemlerde kullanıcının e-imza cihazını bilgisayara bağlaması gerekiyor.
E-imzanın çalışabilmesi için cihazın gerekli sürücülerinin ve sistem tarafından ihtiyaç duyulan UBU bileşenlerinin bilgisayarda çalışır durumda olması gerekiyor.
Hazırlık tamamlandıktan sonra EBYS ekranındaki “E-imza ile Giriş” seçeneği kullanılarak elektronik imza doğrulaması gerçekleştirilebilir.
EBYS e-imza çalışmıyorsa ne yapılmalı?
E-imza ile işlem sırasında sorun yaşanması halinde öncelikle elektronik imza cihazının bilgisayar tarafından algılanıp algılanmadığı kontrol edilebilir.
Cihaza ait sürücüler ile EBYS'nin ihtiyaç duyduğu bileşenlerin çalışır durumda olması da giriş sürecinin önemli aşamalarından biridir.
Elektronik imzanın bilgisayara doğru şekilde bağlanması ve gerekli yazılım bileşenlerinin aktif olması sonrasında giriş işlemi yeniden denenebilir.
Belgenet ile EBYS'ye nasıl giriş yapılır?
Bazı kamu kurumlarında elektronik belge işlemleri Belgenet altyapısı üzerinden yürütülüyor.
Kullanıcıların kendi kurumlarının bildirdiği resmî EBYS veya Belgenet giriş ekranını kullanması gerekiyor. Her kamu kurumunda aynı giriş ekranının kullanılması zorunlu değil.
Bu nedenle kullanıcı adı, parola, elektronik imza ve diğer kimlik doğrulama seçenekleri kurumun kullandığı altyapıya göre farklılaşabiliyor.
EBYS kullanıcı adı ve şifre ile giriş nasıl yapılır?
Kurumun kullanıcı adı ve parola ile erişime izin verdiği durumlarda personel, kendisine tanımlanan kurumsal kullanıcı adı ve şifresini kullanabilir.
Giriş ekranındaki ilgili alanlara kullanıcı bilgileri yazıldıktan sonra kimlik doğrulama tamamlanarak sisteme erişilir.
Personelin görebileceği belge, birim ve işlem seçenekleri ise hesabına tanımlanan yetkilere göre şekillenir.
EBYS birim yetkilendirmesi nasıl yapılır?
Kurumda göreve yeni başlayan personelin sisteme erişebilmesi tek başına bütün EBYS işlemlerini gerçekleştirebileceği anlamına gelmeyebilir.
Kullanıcının görev yaptığı birim, unvan ve yetkilerin sistem üzerinde tanımlanması gerekebilir.
İlk girişin ardından gerekli ekranlara erişemeyen yeni personelin birim ve görev tanımlamalarının yapılması için ilgili birim amiri üzerinden işlem yürütmesi gerekiyor.
EBYS girişinde nelere dikkat edilmeli?
EBYS işlemlerinde kurum tarafından bildirilen resmî giriş ekranının kullanılması önem taşıyor.
Kullanıcıların kurumsal hesap ve şifrelerini üçüncü kişilerle paylaşmaması, elektronik imza cihazını güvenli şekilde kullanması ve bilgisayardaki gerekli bileşenleri çalışır durumda tutması gerekiyor.
Özellikle farklı kurumların farklı EBYS altyapıları kullanabilmesi nedeniyle giriş işlemleri, personelin bağlı bulunduğu kurumun belirlediği yöntem üzerinden gerçekleştiriliyor.
